解除焦慮和壓力的良藥–「搞定5步驟」實作分享

在上一篇『解除焦慮和壓力的良藥–「搞定」教你一套管理大小事的系統流程』中已經解釋了「為何搞定5步驟可以解除焦慮和壓力」,這一篇就要來分享我如何實際上運用這套系統。

工具的挑選

這套系統之所以能消除焦慮和壓力,除了很棒的流程之外,最重要的是,「可靠的工具」、「盡可能少的工具」,也就是整套系統最好是在「一」套「可靠的」工具中。我長期使用Evernote來處理資訊,深知它強大的功能和彈性,非常適合拿來當我的GTD管控中心。

為什麼要「盡可能少的工具」?因為,最好不要把東西散得到處都是,浪費腦力去記東西在哪,是最省事的方式,你只需要打開一個工具,所有的東西都躺好在那等你。

「GTD」的5個步驟:

「1. 捕捉」:你必須清空大腦,盡可能把引起你注意的事情捕捉下來,放在集中的收集箱,並且盡可能 100% 的收集。
「2. 理清」:對每一件收集的事情進行思考判斷,是不是有必要採取行動?還是要放入參考資料庫?下一步行動是什麼?預期結果是什麼?
「3. 整理」:將「理清」的事情按照適合你的方式分類整理,重點是讓你可以隨時因時制宜,知道現在可以採取什麼行動。
「4. 回顧」:你必須常常查看清單,養成每日每周檢視清單的習慣,完成回顧、清空、更新等動作,定期安排好未來一周或兩周的行動。
「5. 執行」:如此一來你的系統就會值得信賴,你就可以依靠這個系統安心地去執行設定好的任務,並更專注在重要任務上。

捕捉—〈收集箱〉

  • 生活中大大小小的事,不只是工作,家庭中的事情也包括在內。
  • 現在、以後、某天要做的事
  • 網路上收集的參考資料
    在收集剪貼網頁資料時

    1. 寫上自己的想法或為什麼收集
    2. 寫上可以執行的行動
    3. 畫上重點
    4. 寫下可以延伸閱讀哪些書籍
  • 腦海中任何的思緒、靈感、想做的事情
  • 集中資訊流:將各種來源的相關議題討論都集中到Evernote
    1. Facebook等社群媒體
    2. Line
    3. Email

理清—清空〈收集箱〉

》想清楚該事項的意義與價值,是否需要行動?過濾掉不必要的事情,避免浪費時間精力。

  • 垃圾—>刪除無保留價值也不需採取行動。例如:其實需要時搜尋網路就可以的資料。或根本不應該你做的事情。我個人的過濾方式是:我是不是真心想做這件事?只要感覺到勉強,或覺得不必要,就直接捨棄。
  • 執行2分鐘內可以解決的事項例如:回覆郵件、打電話講簡短的事情、將一週內的活動、會議排入〈每月子彈筆記清單/清單區〉
  • 其他事項就進到下一個步驟「整理」
gtdstep

整理

按照GTD的5步驟安排記事本

  • 收集箱剛收集到的新任務還不知道放到哪個流程好,或還沒讀而想要稍後閱讀的資料。
  • 清單區保存所有清單,每週檢視,將行動分配到每日子彈筆記中
  • 01工作專案:工作上的專案筆記
  • 02生活專案:生活上的專案筆記
  • 03第二大腦:參考性的資料、孵化事項、知識庫、存檔資料(名片、備忘錄等)、專案支援資料。以樹枝狀標籤分類,建立方式參考維基百科。
  • 04文章封存:文章作品存檔。
  • 05專案封存:已完成的專案移到這裡存放,「專案支援資料」移到「存檔資料」

整理分類

  • 專案事項:超過2分鐘,需要採取不僅一項行動的事項,就立為專案,加入〈專案清單/放在清單區〉。例如:報稅、健身計畫、工作專案
  • 延遲事項:超過2分鐘的單一事項,加入〈下一步行動清單/放在清單區〉。例如:採買、溝通事情、試用東西、寫文章
  • 委派事項:加入〈等待清單/放在清單區〉。例如:等待他人回覆、等待網購寄送到
  • 孵化事項
    單一事項—加入〈未來清單/放在清單區〉。例如想學東西、想看的電影、旅行、想看的書
    有期限的事項—加入〈有期限事項/孵化藍/第二大腦〉設定提醒功能。例如:三週後開會前要看資料、優惠期限結束前需決定是否要買某樣東西
    靈感、想法—加入〈靈感雜記/孵化籃/第二大腦〉,等待成形可付諸行動。
    寫作想法—加入〈寫作/孵化籃/第二大腦〉,等待想法與內容完備。
  • 參考資料:寫上用途、想法,歸檔到〈專案支援資料/第二大腦〉或〈主題名稱/芳喵知識庫/第二大腦〉。

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回顧

  • 每週檢視確認每項專案的意義與目標,重新評估是否需要調整。
  • 每週檢視所有清單與專案中的任務,將行動安排至〈每月子彈筆記清單/清單區〉中等待執行(非書中所建議)
    子彈筆記清單使用說明請參考:子彈筆記術(下) 最簡明的 Evernote 每日任務清單實作

執行

  • 執行中,可以根據情況,調整計畫,以提高可行性
  • 執行方式,每日根據「1-3-5 待辦清單法則」將要做的事安排在「每月子彈筆記清單」。(非書中所建議)「1-3-5原則」詳細說明請參考:做得到的每日待辦清單:1-3-5 專注法則

1-3-5 待辦清單法則

  • 每天 1 件重要任務:放入一件最重要的任務,例如寫文章3小時
  • 每天 3 件中等任務:30分鐘到1小時的事情。例如報稅1小時。
  • 每天 5 件小型瑣事:放入可以30分鐘內很快處理的瑣碎任務。

其他注意事項

重複的事情,不要重複做

  • 養成習慣,將做事的步驟詳細紀錄
  • 事情完成後,將步驟清單存為範本,存放在〈範本/存檔資料/第二大腦〉

管理讀過、買過的書籍

  • 建立一則筆記,拍下書的封面,存放在〈讀書心得/我的維基百科/第二大腦〉
  • 拍下很棒的段落,或打字紀錄喜歡的句子
  • 寫上自己的想法、心得
  • 買書前,先查看是否有買過或看過
  • 手機或平板上安裝Evernote  APP,等於隨身帶了整個書櫃出門,搭車通勤時可閱讀。

想了解Evernote如何使用,可以參考下列三本書,或作者在「電腦玩物」中分享的內容

系列文章目錄:壓力管理

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初衷只是紀錄與分享,默默地寫著,突然發現,寫作、分享、解惑,仍然是我最熱愛的事,曾經放棄了這些,竟由生病帶領我回到這條路上,塞翁失馬焉知非福。