在上一篇『解除焦慮和壓力的良藥–「搞定」教你一套管理大小事的系統流程』中已經解釋了「為何搞定5步驟可以解除焦慮和壓力」，這一篇就要來分享我如何實際上運用這套系統。
工具的挑選
這套系統之所以能消除焦慮和壓力，除了很棒的流程之外，最重要的是，「可靠的工具」、「盡可能少的工具」，也就是整套系統最好是在「一」套「可靠的」工具中。我長期使用Evernote來處理資訊，深知它強大的功能和彈性，非常適合拿來當我的GTD管控中心。
為什麼要「盡可能少的工具」？因為，最好不要把東西散得到處都是，浪費腦力去記東西在哪，是最省事的方式，你只需要打開一個工具，所有的東西都躺好在那等你。
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「GTD」的5個步驟：
「1. 捕捉」：你必須清空大腦，盡可能把引起你注意的事情捕捉下來，放在集中的收集箱，並且盡可能 100% 的收集。
「2. 理清」：對每一件收集的事情進行思考判斷，是不是有必要採取行動？還是要放入參考資料庫？下一步行動是什麼？預期結果是什麼？
「3. 整理」：將「理清」的事情按照適合你的方式分類整理，重點是讓你可以隨時因時制宜，知道現在可以採取什麼行動。
「4. 回顧」：你必須常常查看清單，養成每日每周檢視清單的習慣，完成回顧、清空、更新等動作，定期安排好未來一周或兩周的行動。
「5. 執行」：如此一來你的系統就會值得信賴，你就可以依靠這個系統安心地去執行設定好的任務，並更專注在重要任務上。
捕捉—〈收集箱〉
- 生活中大大小小的事，不只是工作，家庭中的事情也包括在內。
- 現在、以後、某天要做的事
- 網路上收集的參考資料
在收集剪貼網頁資料時- 寫上自己的想法或為什麼收集
- 寫上可以執行的行動
- 畫上重點
- 寫下可以延伸閱讀哪些書籍
- 腦海中任何的思緒、靈感、想做的事情
- 集中資訊流：將各種來源的相關議題討論都集中到Evernote
- Facebook等社群媒體
- Line
理清—清空〈收集箱〉
》想清楚該事項的意義與價值，是否需要行動？過濾掉不必要的事情，避免浪費時間精力。
- 垃圾—>刪除。無保留價值也不需採取行動。例如：其實需要時搜尋網路就可以的資料。或根本不應該你做的事情。我個人的過濾方式是：我是不是真心想做這件事？只要感覺到勉強，或覺得不必要，就直接捨棄。
- 執行2分鐘內可以解決的事項。例如：回覆郵件、打電話講簡短的事情、將一週內的活動、會議排入〈每月子彈筆記清單/清單區〉
- 其他事項就進到下一個步驟「整理」。
整理
按照GTD的5步驟安排記事本
- 收集箱：剛收集到的新任務還不知道放到哪個流程好，或還沒讀而想要稍後閱讀的資料。
- 清單區：保存所有清單，每週檢視，將行動分配到每日子彈筆記中
- 01工作專案：工作上的專案筆記
- 02生活專案：生活上的專案筆記
- 03第二大腦：參考性的資料、孵化事項、知識庫、存檔資料（名片、備忘錄等）、專案支援資料。以樹枝狀標籤分類，建立方式參考維基百科。
- 04文章封存：文章作品存檔。
- 05專案封存：已完成的專案移到這裡存放，「專案支援資料」移到「存檔資料」
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整理分類
- 專案事項：超過2分鐘，需要採取不僅一項行動的事項，就立為專案，加入〈專案清單/放在清單區〉。例如：報稅、健身計畫、工作專案
- 延遲事項：超過2分鐘的單一事項，加入〈下一步行動清單/放在清單區〉。例如：採買、溝通事情、試用東西、寫文章
- 委派事項：加入〈等待清單/放在清單區〉。例如：等待他人回覆、等待網購寄送到
- 孵化事項：
單一事項—加入〈未來清單/放在清單區〉。例如想學東西、想看的電影、旅行、想看的書
有期限的事項—加入〈有期限事項/孵化藍/第二大腦〉設定提醒功能。例如：三週後開會前要看資料、優惠期限結束前需決定是否要買某樣東西
靈感、想法—加入〈靈感雜記/孵化籃/第二大腦〉，等待成形可付諸行動。
寫作想法—加入〈寫作/孵化籃/第二大腦〉，等待想法與內容完備。 - 參考資料：寫上用途、想法，歸檔到〈專案支援資料/第二大腦〉或〈主題名稱/芳喵知識庫/第二大腦〉。
回顧
- 每週檢視確認每項專案的意義與目標，重新評估是否需要調整。
- 每週檢視所有清單與專案中的任務，將行動安排至〈每月子彈筆記清單/清單區〉中等待執行（非書中所建議）
子彈筆記清單使用說明請參考：子彈筆記術(下) 最簡明的 Evernote 每日任務清單實作
執行
- 執行中，可以根據情況，調整計畫，以提高可行性
- 執行方式，每日根據「1-3-5 待辦清單法則」將要做的事安排在「每月子彈筆記清單」。（非書中所建議）「1-3-5原則」詳細說明請參考：做得到的每日待辦清單：1-3-5 專注法則
1-3-5 待辦清單法則
- 每天 1 件重要任務：放入一件最重要的任務，例如寫文章3小時
- 每天 3 件中等任務：30分鐘到1小時的事情。例如報稅1小時。
- 每天 5 件小型瑣事：放入可以30分鐘內很快處理的瑣碎任務。
其他注意事項
重複的事情，不要重複做
- 養成習慣，將做事的步驟詳細紀錄
- 事情完成後，將步驟清單存為範本，存放在〈範本/存檔資料/第二大腦〉
管理讀過、買過的書籍
- 建立一則筆記，拍下書的封面，存放在〈讀書心得/我的維基百科/第二大腦〉
- 拍下很棒的段落，或打字紀錄喜歡的句子
- 寫上自己的想法、心得
- 買書前，先查看是否有買過或看過
- 手機或平板上安裝Evernote APP，等於隨身帶了整個書櫃出門，搭車通勤時可閱讀。
想了解Evernote如何使用，可以參考下列三本書，或作者在「電腦玩物」中分享的內容
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